Oto yedek parça mağazaları ve sanayi esnafı için OEM kodlu stok ve tamirhane carisi yönetimi
Oto yedek parça ticaretinde tezgâh hızı ve doğru parçayı saniyeler içinde bulmak her şeydir. Sanayi sitesindeki usta telefonda araç lifte kalkmışken parça sorduğunda, binlerce filtre, balata, rulman, sensör ve kayış arasından doğru OEM veya üretici kodunu anında görmek gerekir. Gün boyu tamirhanelere gönderilen parçalar kâğıt fişlere yazılıp unutulduğunda, hızlı dönen bakım malzemeleri habersiz bittiğinde veya satılmayan parçalar yıllarca rafta sermayeyi bağladığında işletmenin nakit akışı bozulur. Bu sayfa bir oto yedek parçacının stok, usta carisi ve kasa düzenini GiroPS'te nasıl kurduğunu anlatır.
Her parçayı OEM numarası, üretici stok kodu, barkod ve ürün grubu etiketleriyle kaydederek tezgâhta veya telefonda saniyeler içinde bulun. Uyumlu araç modellerini ürün adına veya açıklamasına ekleyerek hızlıca arayın. Tamirhane ve ustaların açık hesap bakiyelerini, iadelerini ve parçalı tahsilatlarını takip edin; PDF cari ekstresini WhatsApp'tan paylaşın. Kritik stok uyarısıyla periyodik bakım parçalarının bitmesini önleyin ve stok hareketsizlik raporuyla rafta bekleyen ölü stoğu nakde çevirin.
Oto yedek parça tezgâhında stok ve tamirhane hesapları neden karışır?
Bir oto yedek parça dükkânında görünüşü birbirine benzeyen ama farklı motor ve kasa tiplerine uyan binlerce referans bulunur. Aynı fren balatasının veya yağ filtresinin hem orijinal hem de birden fazla eşdeğer yan sanayi markası aynı rafta durur. Parçalar yalnızca genel isimleriyle kaydedildiğinde veya kutu üzerindeki barkod ve OEM referans numaraları sisteme işlenmediğinde, tezgâhta yanlış parça verilir, iade trafiği artar ve raftaki gerçek adetle ekrandaki stok kısa sürede birbirinden kopar.
İkinci büyük sorun tamirhane ve ustalarla yürütülen açık hesap trafiğidir. Sanayi esnafı gün içinde çırağıyla veya kuryeyle defalarca parça çeker, uymayan parçayı iade eder ve genellikle haftalık ya da aylık toplu ödeme yapar. Bu yoğun giriş-çıkışlar cep defterinde veya dağınık veresiye fişlerinde tutulduğunda iade düşülmeyen parçalar yüzünden ustayla mutabakat tartışmaları yaşanır. Ayrıca kur ve tedarikçi fiyatları değiştiğinde yeni partinin maliyetini eski stokla birleştirmemek, parçayı yerine koyma fiyatının altında satmanıza yol açar.
OEM kodu, barkod ve etiketlerle saniyeler içinde parça bulma
GiroPS'te her yedek parça için stok kodu, barkod, birim (adet, takım, litre) ve kategori etiketleri tanımlayabilirsiniz. Mevcut parça listenizi Excel şablonuyla topluca içe aktarabilir; ürünleri fren sistemi, periyodik bakım filtreleri, aydınlatma, süspansiyon, ateşleme ve motor yağları gibi etiketlerle ayırabilirsiniz. Kutu üzerindeki barkodu telefon kamerasıyla veya USB/Bluetooth barkod okuyucuyla okutarak satışı anında başlatabilir ya da arama kutusuna doğrudan OEM numarasını yazarak parçanın raf stoğunu ve fiyatını görebilirsiniz.
GiroPS'te yerleşik bir araç-şasi (VIN) sorgulama veya otomatik katalog uyumluluk veritabanı ile seri numarası takibi bulunmaz. Bunun yerine esnafın pratik çalışma düzenine uygun olarak, parçanın uyumlu olduğu araç marka, model, motor tipi ve yıl bilgilerini ürün adına, açıklama alanına veya etiketlere yazabilirsiniz. Böylece arama satırına hem OEM kodunu hem de araç modelini yazdığınızda ilgili tüm orijinal ve muadil parçalar anında listelenir.
- OEM ve üretici kodu araması: stok kodu ve açıklama alanlarıyla parçayı saniyeler içinde bulma
- Ürün grubu etiketleri: filtre, fren, debriyaj, aydınlatma ve yağ gruplarını tek dokunuşla filtreleme
- Kamera ve el okuyucu desteği: kutu barkodunu okutarak hatasız satış ve hızlı sayım yapma
- Ağırlıklı ortalama maliyet: zamlı veya dövizli parça alışlarında gerçek birim maliyeti otomatik güncelleme
Tamirhane ve usta cari hesapları, iade takibi ve PDF ekstre
Sürekli çalıştığınız her oto tamirhanesini, elektrikçiyi, kaportacıyı ve filo müşterisini ayrı bir cari kart olarak açabilirsiniz. Gün içinde gönderilen parçalar satış faturasıyla ustanın bakiyesine eklenir; araçla uyumsuz olduğu için geri gelen sağlam parçalar ise satış iadesi olarak işlenerek borçtan anında düşülür ve stoğa geri döner. Usta hafta sonunda nakit, kredi kartı veya banka havalesiyle ödeme yaptığında parçalı tahsilat girerek kalan bakiyeyi kuruşu kuruşuna takip edersiniz.
Haftalık veya aylık hesap kesim günlerinde kâğıt fişleri tek tek toplamak yerine, tarih aralıklı PDF cari hesap ekstresini tek dokunuşla oluşturup WhatsApp üzerinden ustaya gönderebilirsiniz. Ekstrede alınan her parça, yapılan iadeler ve ödemeler şeffaf biçimde görünür. Alacak yaşlandırma raporuyla 30, 60 ve 90 günü aşan gecikmiş tamirhane bakiyelerini izleyebilir; tezgâh personelinize alış fiyatı gizli rol vererek maliyetlerinizi göstermeden satış ve sipariş hazırlatabilirsiniz. Üretilen PDF belgeler ticari bilgilendirme ve mutabakat amaçlıdır; resmî e-fatura veya yazar kasa fişi yerine geçmez.
Periyodik bakım parçalarında kritik stok ve hareketsiz stok analizi
Yağ filtresi, hava filtresi, polen filtresi, buji, silecek, antifriz ve motor yağı gibi her gün sorulan hızlı tüketim kalemlerinin bitmesi, ustanın tüm bakım paketini başka parçacıdan almasına neden olur. GiroPS'te bu ürünlere kritik stok seviyesi belirlediğinizde, adet sınırın altına indiği anda ana ekranda uyarı görür ve toptancı siparişinizi eksiksiz hazırlarsınız.
Yedek parça sektörünün en gizli gideri ise yıllarca rafta unutulan yavaş dönen parçalardır. Stok hareketsizlik raporu sayesinde son 30, 60 veya 90 gündür hiç satılmayan parçaları ve bunların bağladığı toplam stok maliyetini tek listede görebilirsiniz. Böylece hareketsiz ürünleri tekrar sipariş etmez, kampanya veya meslektaş satışı ile ölü stoğu nakde çevirerek işletme sermayenizi hızlı dönen bakım parçalarına aktarırsınız.
- Kritik stok uyarıları: çok satan filtre, balata ve sıvıların bitmeden sipariş listesine düşmesi
- Stok hareketsizlik raporu: 30, 60 ve 90 gündür satılmayan parçaları tespit edip sermayeyi çözme
- İade yönetimi: tamirhaneden dönen parçaları hem stok adedine hem cari bakiyeye anında yansıtma
- Alış fiyatı gizleme: tezgâh ve depo personelinin parça geliş maliyetlerini görmesini engelleme
Örnek iş senaryosu
Örnek: 6.000 referans parça ve 55 tamirhane carisi yöneten oto yedek parçacı
Sanayi sitesinde faaliyet gösteren Yıldız Oto Yedek Parça, binek ve hafif ticari araçlar için 6.000'den fazla filtre, fren, süspansiyon ve motor parçasını stokta tutuyor ve çevredeki 55 tamirhane ustasıyla açık hesap çalışıyor. Eskiden eşdeğer parçaların OEM kodları defterlerden bakılıyor, gün içinde kuryeyle gönderilen ve iade gelen parçalar kâğıt fişlerde unutuluyor, bazı sensör ve rulmanlar ise rafta aylarca hareketsiz bekliyordu. İşletme GiroPS'e geçerek Excel listesini OEM kodları ve uyumlu araç açıklamalarıyla içe aktardı, en çok satan 500 bakım parçasına kritik stok sınırı koydu ve tüm ustaları cari olarak tanımladı. Artık tezgâhta parça 3 saniyede bulunuyor, cumartesi günleri ustalara WhatsApp'tan PDF ekstre gönderilerek hesaplar tartışmasız kapatılıyor ve 90 gündür dönmeyen parçalar hareketsizlik raporuyla tespit edilip eritiliyor.
Adım Adım Uygulama
1. Parçaları OEM kodu, barkod ve uyumlu model bilgisiyle aktarın
Excel listenizi yükleyin; stok kodu alanına OEM veya üretici numarasını, ürün adı ve açıklamasına uyumlu araç modellerini, etiketlere ise parça grubunu yazın.
2. Hızlı dönen bakım malzemelerine kritik stok sınırı koyun
Her gün satılan filtre, balata, kayış, ampul ve motor yağları için minimum stok adedi belirleyerek tezgâhta yok satmayı önleyin.
3. Tamirhaneleri ve ustaları cari hesap olarak kaydedin
Açık hesap çalıştığınız ustaları mevcut bakiyeleriyle açın; günlük parça çıkışlarını, iadeleri ve parçalı tahsilatları düzenli işleyin.
4. Haftalık PDF ekstre paylaşın ve hareketsiz stoğu izleyin
Hesap kesim gününde ustalara WhatsApp'tan PDF cari ekstresi gönderin; ayda bir stok hareketsizlik raporunu inceleyerek yavaş dönen parçaları kontrol edin.
Sık Yapılan Hatalar ve Çözümleri
Sıkça Sorulan Sorular
GiroPS'te araç şasi numarası (VIN) veya otomatik araç uyumluluk veritabanı var mı?
Hayır. GiroPS'te yerleşik bir şasi sorgulama veya otomatik katalog veritabanı yoktur. Bunun yerine OEM kodlarını stok koduna, uyumlu araç marka, model ve yıl bilgilerini ise ürün adına, açıklamasına veya etiketlere yazarak saniyeler içinde arama yapabilirsiniz.
Aynı parçanın hem orijinalini hem de farklı yan sanayi markalarını nasıl takip ederim?
Her markayı kendi üretici kodu ve barkoduyla ayrı ürün kartı olarak açabilir, ortak OEM referans numarasını açıklama veya etiket alanına ekleyebilirsiniz. Böylece OEM kodunu arattığınızda elinizdeki tüm orijinal ve muadil markaların stoğunu ve fiyatını aynı ekranda görürsünüz.
Tamirhane ustalarının gün içinde alıp sonradan iade ettiği parçaları nasıl yönetirim?
Gönderilen parçaları ustanın carisine satış faturası olarak kaydedersiniz. Uymayan parça geri geldiğinde satış iadesi oluşturduğunuzda ürün stoğunuza geri eklenir ve ustanın açık hesap bakiyesinden otomatik olarak düşülür.
Rafta aylardır satılmayan ölü stok parçaları nasıl tespit edebilirim?
Stok hareketsizlik raporu 30, 60 ve 90 gündür satış görmeyen ürünleri miktar ve maliyet tutarıyla listeler. Bu sayede sermayenizi bağlayan yavaş parçaları belirleyip indirim veya toplu satışla nakde çevirebilirsiniz.
Tezgâhtaki personelin parçaların alış fiyatını ve kâr marjını görmesini engelleyebilir miyim?
Evet. Çalışanlarınıza alış fiyatı gizli rol tanımladığınızda barkod okutup satış yapabilir, ustaya PDF ekstre gönderebilir ve stok sayımı girebilirler; ancak alış maliyetlerinizi ve kârlılık raporlarınızı göremezler.