Birden fazla depo, şube veya araç stoğu tek ekranda nasıl yönetilir?
İşletmeniz büyüdükçe mallar yalnızca tek bir odada durmaz; bir kısmı arka depoda, bir kısmı ön mağaza rafında, bir kısmı ikinci şubede veya dağıtım aracında bulunur. Tüm stokları tek bir havuzda toplamak 'sistemde var görünüyor ama rafta yok' krizine yol açar. Çoklu depo yapısıyla her noktanın miktarını ayrı ayrı izleyebilirsiniz.
Tek bir işletme içinde merkez depo, mağaza, şube veya dağıtım aracını ayrı birer Depo olarak tanımlayın. Mallar yer değiştirdikçe Depolar Arası Transfer kaydı açın, alış ve satış faturalarında ilgili depoyu seçin ve Stok Raporundan her ürünün hangi depoda ne kadar kaldığını anlık görün.
Tek Toplam Stok Sayısı Neden Yanıltır? Depo, Mağaza ve Araç Ayrımı
Küçük işletmelerde en sık yaşanan müşteri kaybı, ekranda stokta 15 adet görünen bir ürünün o anda mağaza rafında bulunamamasıdır. Ürün aslında 5 kilometre uzaktaki ana depoda veya sahadaki servis aracının kasasında duruyordur. Tüm stokları tek bir toplam altında tuttuğunuzda, tezgâhtaki satış personeli müşteriye yanlış söz verir, depocu ise hangi şubede malın bittiğini fark edemez.
GiroPS'te her fiziksel stok noktasını ayrı bir Depo olarak açtığınızda, bir ürünün hem işletme genelindeki toplam miktarını hem de Merkez Depo, Mağaza Rafı, Şube veya Dağıtım Aracı bazındaki dağılımını ayrı ayrı görürsünüz. Böylece müşteri sorduğunda 'Mağazada 2 adet kaldı, 20 adet de merkez depomuzda var' diyerek net bilgi verebilirsiniz.
- Mağaza rafındaki teşhir ve acil satış stoğunu, arka veya uzak ana depodaki yedek kolilerden ayırma
- Sahada sıcak satış veya montaj yapan dağıtım/servis araçlarının içindeki malı mobil depo gibi takip etme
- İkinci satış şubesinde hangi ürünlerin azaldığını merkezden görüp zamanında iç sevkiyat planlama
- Kayıp ve firelerin hangi depoda veya hangi araçta meydana geldiğini sayım sırasında nokta atışı tespit etme
Önemli Sınır: Çoklu Depo ile Çoklu İşletme Aynı Şey Değildir
Çoklu depo yapısını kurarken dürüst bir ayrımı baştan netleştirmek gerekir: GiroPS'teki çoklu depo özelliği, tek bir işletme çatısı altındaki farklı stok konumlarını (depo, şube, raf alanı, araç) yönetmek içindir. Ayrı vergi kimliklerine, birbirinden bağımsız cari listelerine ve ayrı bilançolara sahip birden fazla farklı şirketi tek hesapta birleştiren bir 'holding / çoklu işletme' sistemi değildir.
Aynı işletme içindeki tüm depolar ortak ürün kataloğunu ve ortak cari (müşteri/tedarikçi) kartlarını kullanır. Bir depodan diğerine mal gönderdiğinizde bu işlem bir satış faturası değil, işletme içi bir stok hareketidir; kâr veya ciro yaratmaz, yalnızca ürünün bulunduğu konumu günceller.
| Stok Konumu Türü | Tipik Kullanım Amacı | Giriş Nasıl Yapılır? | Çıkış Nasıl Yapılır? |
|---|---|---|---|
| Merkez / Ana Depo | Tedarikçiden kolili/paletli gelen malların ilk indiği alan | Alış faturasında Merkez Depo seçilerek | Mağaza veya araca Depolar Arası Transfer ile |
| Mağaza / Ön Reyon | Perakende müşterinin doğrudan satın aldığı raf alanı | Merkez depodan transfer veya doğrudan alış | Satış faturasında Mağaza deposu seçilerek |
| Dağıtım / Servis Aracı | Plasiyerin veya ustanın sahada teslim ettiği ürünler | Sabah merkez depodan araca transfer kaydıyla | Sahada mobil satış faturasında Araç seçilerek |
| İkinci Şube | Aynı işletmenin farklı semtteki satış noktası | Merkez depodan transfer veya şubeye alış | Şube satış faturası veya sayım düzeltmesiyle |
Depolar Arası Transfer Nasıl Çalışır?
Merkez depodan mağazaya 20 koli ürün gönderdiğinizde bunu stok çıkış ve stok giriş olarak iki ayrı manuel işlemle kaydetmek hem zaman kaybettirir hem de bir tarafı unutma riski taşır. GiroPS'teki Depolar Arası Transfer işlemi, kaynak depoyu ve hedef depoyu tek ekranda seçmenizi sağlar. Kaydı onayladığınız anda miktar kaynak depodan otomatik düşer ve hedef depoya aynı anda eklenir.
Her transfer işlemi ürünün Stok hareketi geçmişine kaynak ve hedef depo adlarıyla birlikte işlenir. Böylece hafta sonunda 'Merkez depodaki 50 adet ürün nereye gitti?' sorusunun yanıtını kağıt fiş aramadan, transfer geçmişinden saniyeler içinde görebilirsiniz.
- Kaynak depo ve hedef depoyu seçip transfer edilen miktarı tek adımda girme
- Android ve iOS'ta transfer edilecek ürünleri telefon kamerasıyla barkod okutarak hatasız listeye ekleme
- İşletme toplam stoğunu değiştirmeden yalnız depo bazlı bakiyeleri anında güncelleme
- Stok hareketleri ekranında hangi tarihte, hangi depodan hangisine ne kadar mal geçtiğini izleme
Alış-Satış Belgelerinde Doğru Depoyu Seçmek ve Depo Bazlı Stok Raporu
Çoklu depo düzeninin sağlıklı yürümesi için her alış ve satış faturasında işlemin gerçekleştiği deponun seçilmesi gerekir. Tedarikçi kamyonu malı merkez depoya indirdiyse alış faturasında Merkez Depo seçilir; müşteri ürünü mağaza tezgâhından aldıysa satış faturasında Mağaza seçilir. Böylece her lokasyonun kalan bakiyesi gerçek zamanlı olarak doğru kalır.
Stok Raporu ekranına girdiğinizde raporu tüm işletme için görebileceğiniz gibi belirli bir depoya göre de filtreleyebilirsiniz. Bu sayede şubede bitmek üzere olan bir ürünü tedarikçiden yeniden satın almak yerine, merkez depoda bekleyen fazla stoktan şubeye transfer ederek nakdinizi korursunuz.
İşletmeyi Kapatmadan Depo Bazlı Stok Sayımı Yapma
Tek depolu yapılarda sayım yapmak için tüm alım-satımı durdurmak gerekir. Oysa depolarınızı ayırdığınızda sayımı parça parça yapabilirsiniz: bugün yalnızca Dağıtım Aracının içini sayıp onaylarsınız, yarın Mağaza reyonlarını, hafta sonu ise Merkez Depoyu sayarsınız.
GiroPS'te stok sayımı başlatırken hangi depoyu saydığınızı seçersiniz. Sistem yalnızca o depodaki beklenen miktarları getirir ve bulduğunuz sayım farklarını yalnız o deponun bakiyesine uygular; diğer depoların stokları bu işlemden etkilenmez.
Adım Adım Uygulama
1. Fiziksel Stok Noktalarınızı Ayrı Birer Depo Olarak Açın
Depolar menüsünden Merkez Depo, Mağaza, Şube veya Dağıtım Aracı gibi gerçekte mal tuttuğunuz her alanı net isimlerle oluşturun.
2. Her Deponun Açılış Miktarını Sayımla Girin
Başlangıçta hangi ürünün hangi depoda kaç adet bulunduğunu depo bazlı stok sayımı veya açılış girişiyle doğru konuma kaydedin.
3. İç Sevkiyatları Depolar Arası Transfer ile Kaydedin
Merkezden mağazaya veya araca mal verirken faturasız elden çıkarmayın; Depolar Arası Transfer kaydı açarak kaynak ve hedef depoyu güncelleyin.
4. Alış ve Satış Faturalarında İlgili Depoyu Seçin
Mal kabulde ürünün indiği depoyu, satışta ise müşteriye teslimatın yapıldığı depoyu seçerek bakiyelerin kaymasını önleyin.
5. Stok Raporundan Depo Dağılımını Kontrol Edin
Yeni sipariş vermeden önce Stok Raporunu depo bazında inceleyerek bir şubede azalan ürünü diğer depodaki fazladan tamamlayın.
Örnek iş senaryosu
Örnek Olay: Bereket Gıda Toptan & Perakende'de 3 Noktalı Stok Akışı
Bereket Gıda; Merkez Depo, Çarşı Mağaza ve 34 AB 123 plakalı Dağıtım Aracı olmak üzere üç ayrı depo tanımlamıştır. 5 litrelik zeytinyağı tenekesi için haftalık hareket ve depo bazlı kalan stoklar şöyle gerçekleşmiştir:
| İşlem Adımı | Kaynak / Hedef Depo | Miktar Hareketi | İşlem Sonrası Depo Bakiyeleri |
|---|---|---|---|
| Tedarikçi Alış Faturası | Giriş: Merkez Depo | +120 Teneke | Merkez: 120 | Mağaza: 0 | Araç: 0 |
| Mağaza Reyonuna İç Sevkiyat | Merkez Depo → Çarşı Mağaza | 40 Teneke Transfer | Merkez: 80 | Mağaza: 40 | Araç: 0 |
| Sabah Dağıtım Aracına Yükleme | Merkez Depo → Dağıtım Aracı | 30 Teneke Transfer | Merkez: 50 | Mağaza: 40 | Araç: 30 |
| Gün İçi Mağaza ve Saha Satışları | Mağaza (-15) & Araç (-22) | -37 Teneke Satış | Merkez: 50 | Mağaza: 25 | Araç: 8 (Toplam: 83) |
Sık Yapılan Hatalar ve Çözümleri
Sıkça Sorulan Sorular
Çoklu depo özelliği ile iki farklı şirketimi tek hesapta yönetebilir miyim?
Hayır. GiroPS'teki çoklu depo özelliği, tek bir işletme içindeki farklı fiziksel stok yerlerini (merkez depo, mağaza, şube, dağıtım aracı) izlemek içindir. Ayrı vergi kimlikli ve ayrı muhasebeli farklı şirketler için ayrı işletme oluşturulmalıdır.
Depolar arası transfer yaptığımda kâr-zarar raporum veya cirom etkilenir mi?
Hayır. Depolar arası transfer yalnızca ürünün hangi depoda bulunduğunu değiştirir; işletmenin toplam stok miktarını, ortalama maliyetini, satış cirosunu veya kârını etkilemez.
Dağıtım aracındaki personel sadece kendi aracındaki stoğu görebilir mi?
Ekip üyeleri stok yetkileri kapsamında depoları görebilir ve satış faturası keserken kendi Dağıtım Aracı deposunu seçerek işlem yapabilir. Ayrıca işlem günlüğünden hangi kullanıcının hangi depoda kayıt açtığı izlenir.
Sadece tek bir şubede stok sayımı yapabilir miyim?
Evet. Stok sayımı oluştururken sayım yapılacak depoyu seçersiniz. Yalnızca o deponun ürünleri sayılır ve farklar sadece o depoya yansır; diğer şube ve depolar normal çalışmaya devam eder.
Hangi ürünün hangi depoda ne kadar kaldığını tek ekranda görebilir miyim?
Evet. Ürün kartı detayında ve Stok Raporunda her ürünün depo bazındaki miktar dağılımını ve geçmiş transfer hareketlerini net olarak görebilirsiniz.
İşletmenizi gerçek ekranlarda görün
İlgili rehberler
İlgili kaynaklar
Ürünlerinizi ve depo stoklarınızı kolayca takip edin
Ürün giriş-çıkışlarını, depo transferlerini ve sayımları kaydedin. Kritik stokları görün; gerektiğinde eksi stokla satış kaydı oluşturun.