Hırdavatçı, nalbur ve yapı marketler için stok, teklif ve açık hesap yönetimi
Hırdavat ve yapı malzemesi ticaretinde en büyük zorluk, vida ve dübelden PVC boruya, boyadan el aletlerine kadar binlerce farklı kalemi doğru birim ve güncel fiyatla yönetmektir. Tezgâh yoğunluğunda ustaların şantiye için aldığı malzemeler kâğıda yazılıp unutulduğunda, sık satılan sarf malzemeleri habersiz bittiğinde veya yeni gelen zamlı partinin maliyeti eski stokla karıştığında kâr erir. Bu sayfa bir nalbur veya yapı marketin stok, fiyat teklifi ve cari hesap düzenini GiroPS'te nasıl kurduğunu anlatır.
Binlerce ürünü adet, metre, kilogram, kutu veya litre birimiyle ve etiketlerle tanımlayın; barkodu olmayan hırdavat kalemlerini stok kodu veya isimle saniyeler içinde bulun. Ustalar ve müteahhitler için PDF fiyat teklifi hazırlayıp onaylanınca tek dokunuşla faturaya çevirin, şantiye bazlı açık hesapları ve parçalı tahsilatları izleyin. Kritik stok uyarısıyla biten sarf malzemelerini zamanında sipariş edin ve zamlı alışlarda ağırlıklı ortalama maliyetle marjınızı koruyun.
Hırdavat ve yapı markette stok ve hesap neden karışır?
Bir nalburda hem kuruşluk civatalar hem de yüksek tutarlı elektrikli el aletleri aynı tezgâhtan geçer. Bazı ürünler kutuyla alınıp adetle, bazıları kangalla alınıp metreyle, bazıları ise kilogram veya litreyle satılır. Ölçü birimleri baştan net kurulmadığında ya da benzer boyuttaki bağlantı elemanları aynı isimle kaydedildiğinde raftaki miktar ile ekrandaki sayı kısa sürede birbirinden kopar.
İkinci sorun usta ve şantiye trafiğidir. Tesisatçı, boyacı veya tadilat ustası sabah malzemeyi alıp çıkar, hafta içinde ek kalemler yazdırır ve işi bitince toplu ya da parçalı ödeme yapar. Bu veresiye hareketleri cep defterinde tutulduğunda hangi şantiyeye ne verildiği unutulur. Ayrıca tedarikçi fiyatları sık değiştiğinde veya döviz endeksli malzemelere zam geldiğinde raftaki etiketi ve satış fiyatını zamanında güncellememek, malı yerine koyma maliyetinin altında satış yapılmasına yol açar.
Binlerce kalem ürün, farklı birimler ve barkodsuz tezgâh satışı
GiroPS'te ürün kartı açarken her kalemin birimini adet, metre, kilogram, litre, kutu, paket veya torba olarak seçebilirsiniz. Mevcut ürün listenizi Excel şablonuyla dakikalar içinde içe aktarabilir; ürünleri bağlantı elemanları, tesisat, elektrik, boya ve el aletleri gibi etiketlerle gruplayabilirsiniz. Barkodlu kutu ve el aletlerini telefon kamerasıyla ya da USB/Bluetooth barkod okuyucuyla okutabilir, barkodu olmayan dökme vida veya kesme kabloları ise stok kodu ve ölçü aramasıyla anında satışa ekleyebilirsiniz.
Yeni mal farklı bir fiyattan veya döviz kuruyla alındığında, alış faturasını girdiğiniz anda GiroPS ürünün ağırlıklı ortalama maliyetini otomatik olarak yeniden hesaplar. Böylece eski ucuz stok ile yeni pahalı parti birleştiğinde gerçek birim maliyetinizi görür, satış fiyatlarınızı Excel üzerinden veya uygulama içinden güncelleyerek kâr marjınızı korursunuz.
- Esnek ölçü birimleri: adet, metre, kg, litre, kutu ve torba bazında hatasız stok takibi
- Etiket ve stok kodu: binlerce küçük parçayı kategori ve ölçüye göre saniyeler içinde filtreleme
- Ağırlıklı ortalama maliyet: zamlı veya dövizli alışlarda gerçek maliyeti otomatik hesaplama
- Çoklu depo: mağaza tezgâhı ile arka boru/kereste sundurmasını ayrı depolarda izleme
Şantiye fiyat teklifleri ve kritik stok uyarıları
Tadilat projeleri veya şantiye toplu alımlarında müşteriler önce yazılı fiyat listesi ister. GiroPS'te onlarca kalem malzemeyi içeren, satır veya belge indirimi uygulanmış profesyonel bir PDF fiyat teklifi hazırlayıp WhatsApp üzerinden ustaya veya müteahhide gönderebilirsiniz. Teklif onaylandığında listeyi baştan yazmadan tek dokunuşla siparişe veya satış faturasına dönüştürürsünüz. Hazırlanan PDF belgeler ticari bilgilendirme ve mutabakat amaçlıdır; resmî e-fatura veya yazar kasa fişi yerine geçmez.
Silikon, teflon bant, kesici taş, eldiven veya standart dübel gibi her gün sorulan sarf malzemelerinin bitmesi, yanında satılacak diğer ürünlerin de kaçmasına neden olur. Her ürün için kritik stok seviyesi belirlediğinizde, miktar eşiğin altına düştüğü anda ana ekranda uyarı alırsınız. Toptancıya vereceğiniz haftalık siparişi rafları tek tek gezerek değil, doğrudan kritik stok listesinden çıkarırsınız.
Usta ve müteahhit açık hesapları, parçalı tahsilat ve ekstre
Sürekli çalıştığınız her ustayı, tesisatçıyı ve inşaat firmasını ayrı bir cari olarak kaydedebilirsiniz. Gün içinde alınan malzemeler satış faturasıyla carinin bakiyesine borç yazılır; usta şantiyeden hakediş aldıkça yaptığı nakit veya havale ödemeleri parçalı tahsilat olarak ilgili kasa veya banka hesabına işlenir. Hangi faturadan ne kadar bakiye kaldığı otomatik takip edilir.
Ay sonunda veya iş tesliminde ustayla hesap kapatırken defter sayfalarını toplamak yerine, tarih aralıklı PDF cari hesap ekstresini tek dokunuşla WhatsApp'tan paylaşırsınız. Alacak yaşlandırma raporu ise 30, 60 ve 90 günü aşan gecikmiş şantiye alacaklarını göstererek tahsilat önceliğinizi belirlemenize yardımcı olur. Tezgâhta çalışan personelinize alış fiyatı gizli rol verdiğinizde, çalışanlarınız satış ve stok girişi yapabilir ancak alış maliyetlerinizi göremez.
- Usta ve şantiye carisi: açık hesap satışları ve iadeleri kişi veya firma bazında izleme
- Parçalı tahsilat: hakediş geldikçe yapılan kısmi ödemeleri fatura bakiyesinden düşme
- PDF cari hesap ekstresi: alınan tüm malzemeleri ve ödemeleri tarih sırasıyla paylaşma
- Alış fiyatı gizleme: tezgâh personelinin ürün maliyetlerini görmesini engelleme
Örnek iş senaryosu
Örnek: 3.500 kalem ürün yöneten mahalle nalburu ve yapı market
Kaya Hırdavat & Yapı Market, elektrik-su tesisatı malzemelerinden boyaya kadar 3.500 çeşit ürünü hem perakende müşterilere hem de bölgedeki 45 usta ve küçük müteahhide satıyor. Eskiden dökme malzemelerin fiyatı ezbere söyleniyor, ustaların aldığı boru ve bağlantı parçaları kâğıt fişlere yazılıp kayboluyor, silikon ve bant gibi ürünler ise bittiğinde fark ediliyordu. İşletme GiroPS'e geçerek ürünlerini Excel'den birimleriyle aktardı, en çok dönen 400 sarf malzemesine kritik stok sınırı koydu ve tüm ustaları cari olarak açtı. Artık şantiye teklifleri 5 dakikada PDF olarak WhatsApp'tan gidiyor, zamlı alışlarda ortalama maliyet anında güncelleniyor ve ustalarla her cuma PDF ekstre üzerinden kuruşu kuruşuna mutabakat yapılıyor.
Adım Adım Uygulama
1. Ürünleri ölçü birimleri ve etiketlerle içe aktarın
Excel listenizi yükleyin; her malzemeye stok kodu, varsa barkod, doğru satış birimi (adet, metre, kg, kutu, litre) ve kategori etiketi tanımlayın.
2. Sarf malzemeleri için kritik stok eşiği belirleyin
Hızlı tükenen vida, dübel, silikon, bant ve kesici taş gibi kalemlere kritik stok miktarı girerek yok satma riskini ortadan kaldırın.
3. Ustaları ve şantiyeleri cari olarak açın
Açık hesap çalıştığınız ustaları ve firmaları mevcut borç bakiyeleriyle kaydedin; yeni malzeme çıkışlarını ve parçalı tahsilatları buradan yürütün.
4. Tekliften faturaya geçişi ve maliyet takibini oturtun
Toplu malzeme taleplerine PDF fiyat teklifi verip onaylanınca faturaya çevirin; yeni mal alışlarını girerek ağırlıklı ortalama maliyeti güncel tutun.
Sık Yapılan Hatalar ve Çözümleri
Sıkça Sorulan Sorular
Barkodu olmayan dökme vida, somun veya kesme kabloları nasıl satarım?
Barkodu olmayan ürünlere kısa bir stok kodu (ör. VD-M8-40) ve etiket tanımlayabilirsiniz. Satış ekranında ürün adını veya kodunu yazarak saniyeler içinde bulup metre, kilogram veya adet miktarıyla satışı tamamlarsınız.
Müteahhit veya ustaya verdiğim fiyat teklifini tekrar yazmadan faturaya çevirebilir miyim?
Evet. Hazırladığınız PDF fiyat teklifi onaylandığında tek dokunuşla siparişe veya doğrudan satış faturasına dönüştürülür; kalemleri ve indirimleri yeniden girmeniz gerekmez.
Dövizle veya farklı fiyatlarla aldığım malzemelerin maliyeti nasıl hesaplanır?
Alış faturasında para birimi ve kur girebilirsiniz. GiroPS her yeni stok girişinde ağırlıklı ortalama maliyeti otomatik hesaplar; böylece raftaki ürünün gerçek maliyetini her zaman doğru görürsünüz.
Tezgâhtaki çalışanın ürünlerin geliş fiyatını görmesini kapatabilir miyim?
Evet. Ekip üyesine alış fiyatı gizli bir rol verdiğinizde satış yapabilir, teklif hazırlayabilir ve stok sayımı girebilir; ancak alış fiyatlarını, tedarikçi faturalarını ve kâr marjını göremez.
GiroPS resmî e-fatura veya yazar kasa fişi keser mi?
Hayır. GiroPS teklif, sipariş ve faturaları PDF belge olarak üretir ve paylaşır; resmî e-fatura, e-arşiv veya yazar kasa POS fişi yerine geçmez.