Sevk irsaliyesi ve teslimat fişi nedir, faturadan farkı ne?
Teslimat fişi (ticari kullanımda sevk fişi, koli içi listesi veya sevk irsaliyesi olarak da anılır), bir sevkiyatta taşınan ve alıcıya teslim edilen ürünlerin adını, birimini ve miktarını gösteren fiziksel kontrol belgesidir. Depodan çıkan kolilerle müşterinin teslim aldığı malların birebir örtüşmesini sağlar.
Teslimat fişi (veya sevk irsaliyesi), gönderilen malların cinsini ve miktarını listeleyen, genellikle birim fiyat ve tutar içermeyen sevkiyat belgesidir. Fatura borç ve alacak doğuran mali bir hesap belgesiyken, teslimat fişi kapıda malın eksiksiz sayılıp imza karşılığı teslim alındığını doğrulamak için kullanılır.
Bir teslimat ve sevk fişinde hangi bilgiler bulunur?
Depoda sipariş hazırlayan personel veya malı teslim alan müşteri temsilcisi çoğunlukla ürünün alış-satış fiyatıyla değil, kutudan hangi üründen kaç adet çıktığıyla ilgilenir. Bu nedenle teslimat fişleri sade, okunaklı ve fiziksel kontrole uygun biçimde düzenlenir.
Koli açıldığında veya araçtan mal indirildiğinde eldeki kağıt üzerinden satır satır tik atılarak sayım yapılır; eksik veya hasarlı bir kalem varsa teslim anında not düşülür. İyi düzenlenmiş bir teslimat fişinde şu dört temel bilgi grubu yer alır.
- Belge numarası, düzenleme/sevk tarihi, ilgili sipariş numarası ile gönderici ve alıcı cari bilgileri.
- Teslimat adresi, alıcı iletişim bilgisi ve varsa sevkiyat/paketleme notları.
- Gönderilen her ürünün adı, stok kodu (SKU) veya barkodu, birimi ve teslim edilen miktarı (fiyat ve KDV bilgisi olmadan).
- Malı hazırlayan/teslim eden ile kontrol ederek teslim alan kişilerin adı ve ıslak imza alanları.
Teslimat fişi ile fatura arasındaki fark nedir?
Fatura; birim fiyatları, indirimleri, KDV tutarını ve ödenecek genel toplamı gösteren, alıcının cari hesabına borç ve satıcının hesabına alacak kaydeden ticari hesap belgesidir. Teslimat fişi ise tutar göstermez; yalnızca hangi üründen ne kadar miktarda teslim edildiğini kanıtlar.
Pek çok işletmede malı depoda teslim alan çalışan ile faturayı işleyen muhasebe veya işletme sahibi farklı kişilerdir. Koliyle birlikte fiyatsız bir teslimat fişi göndermek, hem ticari fiyat gizliliğini korur hem de depo görevlisinin yalnızca fiziksel miktarları hızlıca saymasına odaklanmasını sağlar.
GiroPS'te teslimat ve sevk fişi nasıl kullanılır?
GiroPS'te resmî e-irsaliye veya vergi mevzuatına bağlı yasal sevk irsaliyesi modülü bulunmaz. Ancak **Siparişler** ekranında oluşturduğunuz herhangi bir siparişin içinden, birim fiyat ve toplam tutar göstermeyen bir **Teslimat / Sevk Fişi** PDF'i oluşturup yazdırabilirsiniz.
Bu belge üzerinde ürünler, stok kodları, birimler, miktarlar, teslimat adresi ve teslim eden/teslim alan imza kutuları yer alır; depo hazırlığı (toplama listesi) ve kapıda mal teslim kontrolü için pratik bir çözümdür, yasal sevk irsaliyesi yerine geçmez. Teslimat tamamlandığında aynı siparişi tek dokunuşla satış faturasına dönüştürerek stok çıkışını ve cari bakiyeyi kesinleştirebilirsiniz.
Örnek iş senaryosu
Örnek: toptan siparişin depoda hazırlanması ve imza ile teslimi
Bir temizlik ürünleri dağıtıcısı, kurumsal bir müşterisinden 40 koli kağıt havlu ve 25 bidon sıvı sabun siparişi alır. İşletme sahibi GiroPS'te siparişi kaydeder ve depodaki görevliye fiyatların yer almadığı **Teslimat / Sevk Fişi** çıktısını verir. Depo görevlisi listedeki stok kodlarına ve miktarlara bakarak 65 kalemi araca yükler; teslimat adresinde müşterinin depo sorumlusu ürünleri sayıp fişin altındaki 'Teslim Alan' bölümünü imzalar. Akşam ofiste sipariş tek tıkla satış faturasına dönüştürülerek stoktan düşülür ve müşteri carisine borç kaydedilir.
Sıkça Sorulan Sorular
Teslimat fişinde neden ürün fiyatları yer almaz?
Sevkiyat sırasında paketleri taşıyan kuryelerin veya alıcı tarafındaki depo çalışanlarının özel ticari anlaşma fiyatlarını ve indirim oranlarını görmesi istenmez. Ayrıca fiyat sütunu olmadığında sayım listesi çok daha sade ve okunaklı olur.
GiroPS'ten yazdırılan teslimat fişi resmî sevk irsaliyesi yerine geçer mi?
Hayır. GiroPS'teki teslimat/sevk fişi depo toplama, paket kontrolü ve mal teslim tutanağı amacıyla üretilen dahili bir PDF belgedir; resmî e-irsaliye veya yasal taşıma belgesi zorunluluğu bulunan işlemlerde ilgili resmî sistem kullanılmalıdır.
Teslimat sırasında bazı ürünler eksik çıkarsa ne yapılır?
Alıcı, teslimat fişi üzerinde fiilen teslim aldığı miktarı belirterek imzalar. Satıcı da siparişi faturaya dönüştürürken fatura satırındaki miktarı gerçekte teslim edilen sayıya göre günceller; böylece stok ve cari bakiye doğru kalır.