Alacak yaşlandırma nedir ve geciken tahsilatlar nasıl sınıflandırılır?
Alacak yaşlandırma, müşterilerden tahsil edilmemiş açık fatura bakiyelerini vade tarihinden itibaren geçen gecikme gününe göre dilimlere ayıran finansal analiz yöntemidir. Toplam alacağın ne kadarının güncel, ne kadarının ise uzun süredir gecikmiş ve tahsilat riski yüksek olduğunu tek bakışta gösterir.
Alacak yaşlandırma raporu, ödenmemiş müşteri alacaklarını vadesi gelmemiş (güncel) ile 1–30, 31–60, 61–90 ve 90+ gün gecikmiş sütunlarına ayırır. Gecikme süresi uzadıkça alacağın nakde dönüşme hızı düşer ve tahsilat önceliği artar.
Yaşlandırma dilimleri ve hesaplama mantığı
Toplam cari alacak rakamı tek başına yanıltıcı olabilir: iki işletmenin de 100.000 alacağı vardır, ancak birinin alacakları bu hafta vadesi gelecek faturalardan, diğerininki ise dört aydır ödenmeyen bakiyelerden oluşabilir. Yaşlandırma tablosu her onaylı faturanın vade tarihi ile bugünün tarihi arasındaki gün farkını hesaplayarak bu belirsizliği ortadan kaldırır.
Standart bir yaşlandırma analizinde açık fatura bakiyeleri otuzar günlük zaman dilimlerine yerleştirilir. Parçalı tahsilat yapılmış faturalarda faturanın ilk toplamı değil, yalnızca ödenmemiş kalan bakiye ilgili yaş dilimine dahil edilir.
- 0–30 gün gecikenler: Vadesi yeni geçmiş, genellikle kısa bir hatırlatma ve ekstre paylaşımıyla hızla tahsil edilen alacaklar
- 31–60 ve 61–90 gün gecikenler: Nakit akışını yavaşlatmaya başlayan, müşteriyle doğrudan telefon görüşmesi ve ödeme planı gerektiren bakiyeler
- 90+ gün gecikenler: Tahsilat riski en yüksek olan, yeni vadeli satışı durdurup acil mutabakat yapılması gereken eski alacaklar
Tahsilat önceliği belirlemedeki rolü
Esnaf ve KOBİ'lerde tahsilat aramalarını rastgele yapmak veya yalnızca en yüksek tutarlı cariye odaklanmak zaman kaybettirir. Henüz vadesine on gün olan büyük bir faturayı aramak yerine, 60 günü aşmış orta ölçekli üç faturayı takip etmek kasa girişini çok daha hızlı artırır.
Alacak yaşlandırma tablosu her hafta başında kiminle nasıl iletişim kurulacağının yol haritasını çıkarır: 1–30 gün dilimindeki müşterilere nezaket mesajı ve PDF cari hesap ekstresi gönderilirken, 61–90 ve 90+ gün dilimindeki müşterilerden parçalı tahsilat takvimi talep edilir.
GiroPS'te Alacak Yaşlandırma raporu nasıl çalışır?
GiroPS, onaylanmış satış faturalarındaki vade tarihlerini ve kaydedilen tahsilatları baz alarak Alacak Yaşlandırma raporunu otomatik üretir; taslak faturalar hesaplamaya katılmaz. Rapor ekranında hangi müşterinin hangi gecikme diliminde ne kadar açık bakiyesi olduğunu gruplanmış olarak görürsünüz.
Gecikmiş dilimde yer alan bir cariye tıklayarak açık faturalarını inceleyebilir, müşteriye anında PDF cari hesap ekstresi gönderebilir ve alınan kısmi ödemeleri kaydederek yaşlandırma tablosunu güncel tutabilirsiniz.
Örnek iş senaryosu
Örnek: dört müşterili yaşlandırma tablosu
Bir toptancının toplam 100.000 açık cari alacağı vardır. Yaşlandırma raporuna bakıldığında A müşterisinin 50.000 tutarındaki faturasının vadesine daha 10 gün olduğu (güncel), B müşterisinin 25.000 bakiyesinin 18 gün geciktiği (1–30 gün), C müşterisinin 15.000 bakiyesinin 45 gün geciktiği (31–60 gün) ve D müşterisinin 10.000 bakiyesinin 105 gün geciktiği (90+ gün) görülür. Toplam alacağın yarısı (%50) vadesini aşmıştır; işletme ilk olarak D ve C müşterileriyle iletişime geçerek tahsilat planı oluşturur.
Sıkça Sorulan Sorular
Yaşlandırma hesabı fatura tarihine göre mi yoksa vade tarihine göre mi yapılır?
Gecikme analizi esas olarak vade tarihine göre yapılır; çünkü müşterinin ödeme yükümlülüğü vade günü dolduğunda gecikmeye düşer. Vade tarihi girilmemiş faturalarda ise belge tarihi başlangıç kabul edilir.
Parçalı tahsilat yapılan bir fatura yaşlandırma raporunda nasıl görünür?
Ödenen kısım faturadan düşülür ve yalnızca kalan ödenmemiş bakiye, faturanın vade tarihinden bu yana geçen gün sayısına göre ilgili yaşlandırma diliminde yer alır.
90+ gün dilimindeki alacaklar arttığında ne yapılmalıdır?
İlgili cariye yeni vadeli satış yapılmadan önce mevcut bakiye için PDF ekstre paylaşılmalı, borç parça parça da olsa belirli bir ödeme takvimine bağlanarak kasa girişi güvenceye alınmalıdır.