Stok sayımı nedir, nasıl yapılır?
Stok sayımı, depodaki veya raftaki ürünlerin tek tek sayılıp kayıtlarda görünen sistem miktarıyla karşılaştırılması ve aradaki farkların eşitlenmesi işlemidir. Kayıtların gerçek раf durumuyla birebir örtüşmesini sağlayarak hem yok satmayı hem de gizli kayıpları önler.
Stok sayımı = raftaki fiili miktar − sistemde kayıtlı miktar karşılaştırmasıdır. Sayılan gerçek miktar sistemden azsa sayım eksiği (fire/kayıp), fazlaysa sayım fazlası oluşur ve onaylandığında stok bakiyesi gerçek miktara eşitlenir.
Sayım farkı neden oluşur ve neyi gösterir?
En düzenli işletmede bile zamanla ekrandaki stok ile raftaki gerçek miktar arasında fark açılabilir. Sayım yapmanın amacı yalnızca sayıyı düzeltmek değil, bu farkın nereden kaynaklandığını bulup tekrarını önlemektir.
Sayım öncesinde henüz işlenmemiş alış ve satış faturalarını sisteme girmek ve sayım sırasında ürün giriş-çıkışını durdurmak, kağıt üzerindeki sahte farkları ortadan kaldırır.
- Girilmemiş veya yanlış girilmiş belgeler: faturası kesilmeden verilen numuneler, unutulan alış faturaları veya koli-adet karışıklığı
- Fire, kırılma ve bozulma: taşıma sırasında hasar gören, dökülen veya kullanım ömrü dolup ayrılan ürünler
- Kayıp ve karışıklık: benzer barkodlu iki ürünün kasada birbirinin yerine okutulması veya hırsızlık
Tam sayım ile döngüsel (kısmi) sayım arasındaki fark
Tam sayım, genellikle yıl veya dönem sonunda kepenk kapatılarak mağazadaki ve depodaki tüm ürünlerin baştan sona sayılmasıdır. Kesin bir bilanço verir ancak iş gücü yoğundur ve günlük satışı durdurmayı gerektirebilir.
Döngüsel sayım (kısmi sayım) ise işletmeyi kapatmadan her hafta belirli bir rafı, ürün grubunu veya en çok satan ürünleri saymaktır. Hızlı dönen ürünlerdeki hataları büyümeden yakalamanın en pratik yoludur.
GiroPS'te stok sayımı nasıl kaydedilir?
GiroPS'te ilgili depoyu seçerek önce bir taslak stok sayımı açarsınız. Telefon kamerasıyla barkod okutarak veya listeden seçerek rafta gördüğünüz gerçek miktarları girersiniz; sayım taslak halindeyken stok bakiyeleriniz henüz değişmez ve kontrol imkânı sunar.
Sayımı tamamladığınızda fark listesini gözden geçirip sayımı onaylarsınız. Onay anında GiroPS eksik veya fazla miktarları otomatik olarak stok hareketlerine işler ve sistemdeki stokları raftaki fiili duruma eşitler.
Örnek iş senaryosu
Örnek: raf sayımı ve fark düzeltmesi
Bir yapı markette hafta sonu boya reyonu sayılıyor. Sistemde 24 kutu beyaz tavan boyası ve 15 adet rulo fırça görünüyor. Raftaki fiili sayımda 22 kutu boya ve 16 adet rulo fırça çıkıyor. İncelemede 2 kutu boyanın kapağı çatladığı için depoda ayrıldığı ama stoktan düşülmediği, 1 adet rulo fırçanın ise bir önceki satışta yanlışlıkla başka fırça koduyla çıkıldığı anlaşılıyor. GiroPS'te taslak sayıma fiili miktarlar (22 ve 16) girilip onaylandığında sistem boyayı 2 azaltır, fırçayı 1 artırır ve kayıtlar gerçek rafla eşitlenir.
Sıkça Sorulan Sorular
Stok sayımı ne sıklıkla yapılmalıdır?
Tüm depoyu kapsayan tam sayım yılda bir veya iki kez yapılırken, ciroyu taşıyan ana ürünlerde ve pahalı kalemlerde ayda bir veya her hafta kısa döngüsel sayım yapmak çok daha etkilidir.
Sayım yapılırken satışa devam edilebilir mi?
En doğru sonuç için sayılan reyondaki ürün giriş-çıkışı kısa süreliğine durdurulmalıdır. İşletme açıkken sayım yapılıyorsa yalnızca o an sayılan raf dondurulup parça parça ilerlenebilir.
Birden fazla depom varsa sayımı nasıl yapmalıyım?
Her depo, şube veya araç stoğu birbirinden bağımsız sayılmalıdır. Sayım öncesinde depolar arası bekleyen transferlerin tamamlanmış olması, aynı malın iki yerde birden sayılmasını önler.