Market, bakkal ve perakende mağaza için stok ve veresiye takibi
Yüzlerce ürün, düşük marj, her gün gelen tedarikçi ve deftere yazılan veresiye: mahalle marketinde kayıt tek yerde toplanmayınca kaybolan şey çoğu zaman kârdır. Bu sayfa bir mağazanın stok, cari ve kasa akışının GiroPS'te nasıl kurulacağını anlatır.
Ürünleri barkod ve stok koduyla bir kez tanımlayın, tedarikçi alışlarını alış faturasıyla stoğa girin, satışı barkod okutarak yapın. Veresiye satış müşterinin carisine borç yazar, tahsilat kasaya ya da bankaya işlenir. Kritik stok uyarısı biten ürünü raf boşalmadan gösterir.
Markette kayıt neden dağılır?
Perakende mağazada ürün sayısı fazla, birim kârı küçüktür. Raftaki bir koli eksik sayıldığında, bir zam fiyat etiketine geç yansıdığında ya da veresiye defterine yazılmayan bir alışveriş olduğunda fark ay sonuna kadar fark edilmez.
Sorun çoğu zaman bilginin yokluğu değil, üç ayrı yerde durmasıdır: stok aklınızda ya da bir Excel dosyasında, veresiye kâğıt defterde, kasa çekmecede. GiroPS bu üçünü aynı ürün, cari ve kasa kayıtlarında birleştirir.
Ürün kartı, barkod ve hızlı satış
Her ürün için ad, stok kodu, barkod, birim, alış ve satış fiyatı tanımlanır. Mevcut ürün listeniz varsa Excel'den toplu aktarabilirsiniz. Koliyle alınıp adetle satılan ürünlerde birimi baştan doğru seçmek sonraki sayım farklarının çoğunu önler.
Satış ekranındaki hızlı barkod modunda ürünler telefon kamerasıyla ya da USB/Bluetooth barkod okuyucuyla art arda okutulur. Eksi stoğa satış serbesttir; sayımı sonradan yapacağınız bir ürün satışı durdurmaz.
- Stok kodu ve barkod: aynı ürünün iki kez açılmasını önler
- Alış fiyatı: kâr ve stok değeri hesabının temelidir
- Kritik stok seviyesi: sipariş zamanı gelen ürünü haber verir
- Depo: arka depo ile mağaza rafı ayrı izlenebilir
Tedarikçi alışı ve kritik stok
Tedarikçiden gelen mal alış faturasıyla girildiğinde stok artar ve tedarikçinin carisine borç yazılır. Belgeler PDF olarak paylaşılır; resmî e-fatura ya da yazar kasa fişi yerine geçmez.
Kritik stok seviyesinin altına düşen ürünler ana ekranda uyarı olarak görünür. Haftalık sipariş listesini bu uyarılardan çıkarmak, rafın boşaldığını müşteriden duymaktan daha ucuzdur. Toptancıya verdiğiniz siparişi önce sipariş belgesi olarak tutup mal gelince faturaya çevirebilirsiniz.
Veresiye defteri ve gün sonu kasa
Veresiye çalışılan her müşteri bir cari olarak açılır. Satış faturası müşterinin bakiyesine borç yazar, tahsilat yapıldıkça bakiye düşer. Hesap ekstresini müşteriye WhatsApp ile gönderebilir, ödemesi geciken müşterileri yaşlandırma raporunda görebilirsiniz.
Nakit, kart ve banka için ayrı kasa/banka hesapları açılır. Gün sonunda sayılan nakdi uygulamadaki kasa bakiyesiyle karşılaştırmak, farkı aynı gün bulmanızı sağlar.
- Veresiye bakiyesi müşteri bazında anında görünür
- Kısmi tahsilat faturanın kalan bakiyesini düşürür
- Kasa farkı aynı gün kontrol edilir
Örnek iş senaryosu
Örnek: 600 ürünlü mahalle marketi
Ayşe Hanım'ın marketinde yaklaşık 600 ürün ve 40 veresiye müşterisi var. İlk hafta ürünleri Excel'den aktarıp barkodları okutuyor, açılış sayımını giriyor ve defterdeki borçları carilere aktarıyor. Ay sonunda yaşlandırma raporu 60 günü geçen üç müşteriyi, kritik stok listesi ise en çok satan beş ürünün her hafta bittiğini gösteriyor. Siparişi bu listeye göre vermeye başlayınca boş raf ve unutulan alacak azalıyor.
Adım Adım Uygulama
1. Ürünleri ve barkodları tanımlayın
Ürün listesini Excel'den aktarın ya da ürünleri tek tek açın. Her ürüne stok kodu, barkod, birim, alış ve satış fiyatı girin.
2. Açılış sayımını yapın
Raf ve arka depo için ayrı depo açtıysanız sayımı depo bazında girin. Açılış miktarı bundan sonraki her stok hareketinin başlangıcıdır.
3. Veresiye müşterilerini cari olarak açın
Defterdeki her müşteriyi güncel borcuyla açın. Bundan sonraki veresiye satışlar ve tahsilatlar bakiyeyi kendiliğinden günceller.
4. Gün sonu kontrolünü alışkanlık yapın
Kasa bakiyesini sayılan nakitle, kritik stok listesini rafla karşılaştırın. Beş dakikalık kontrol ay sonu sürprizlerini önler.
Sık Yapılan Hatalar ve Çözümleri
Sıkça Sorulan Sorular
İnternet yokken satış yapabilir miyim?
Evet. Android uygulaması internet olmadan çalışır ve kayıtlar bağlantı gelince kayıpsız eşitlenir. Aynı işletmeye Web'den ve iOS uygulamasından da erişirsiniz.
Barkod okuyucu kullanabilir miyim?
Telefon kamerasıyla barkod okutabilirsiniz; satış ekranındaki hızlı barkod modu USB ve Bluetooth barkod okuyucularla da çalışır. Ayrı bir kasa donanımı gerekmez.
GiroPS yazar kasa fişi veya e-fatura keser mi?
Hayır. GiroPS fatura, teklif ve siparişleri PDF belge olarak hazırlar ve paylaşır; resmî e-fatura, e-arşiv veya yazar kasa fişi yerine geçmez. Yasal belgeleriniz için mevcut sisteminizi kullanmaya devam edin.
Kasadaki çalışanın alış fiyatlarını görmesini engelleyebilir miyim?
Evet. Ekip üyesine alış fiyatı gizli bir rol verdiğinizde satış yapabilir ama maliyetleri ve alış belgelerini göremez. Her üyenin yetkisini ayrı ayrı belirlersiniz.
GiroPS ücretli mi?
Ücretsiz başlayabilirsiniz. Kayıt sayınız ücretsiz kotaları aştığında ya da daha geniş rapor ve ekip seçenekleri istediğinizde Paketler sayfasındaki seçeneklere geçersiniz.