Stok sayımı nasıl yapılır? Adım adım fiziki sayım rehberi
Raftaki gerçek miktar ile ekranda görünen bakiye birbirini tutmadığında ne verdiğiniz sipariş doğru olur ne de hesapladığınız kâr. Stok sayımı, işletmenizin kağıt üzerindeki kayıtlarını deponun ve mağaza rafının gerçeğiyle eşitleyen en kritik kontrol adımıdır.
Doğru bir stok sayımı için önce bekleyen tüm alış ve satış belgelerini işleyin, rafları ve kolileri düzenleyin ve sayım sırasında ürün hareketini durdurun. Sayımı depo ve raf sırasına göre telefonla barkod okutarak taslak halinde yapın; sistem bakiyesine bakmadan fiili miktarı girin ve kontrol sonrası onaylayarak farkları stok hareketine dönüştürün.
Stok sayımı neden ve ne sıklıkla yapılmalıdır?
Küçük işletmelerde stok kayıpları bir gecede oluşmaz; faturası sonradan gelecek diye stoğa girilmeyen bir koli, kasada yanlış barkodla çıkılan benzer bir ürün veya depoda kırılan iki paket aylar içinde birikir. Sadece yıl sonunda sayım yaptığınızda, ortaya çıkan farkın hangi ayda ve neden kaynaklandığını bulmak imkansız hale gelir.
Bu yüzden yıl sonu genel sayımının yanında, çok satan veya yüksek maliyetli ürün grupları için aylık ya da üç aylık döngüsel ara sayımlar yapmak en sağlıklı yöntemdir. Düzenli sayım alışkanlığı hem kritik stok uyarılarının zamanında çalışmasını sağlar hem de sermayenizin satılmayan ürünlere bağlanmasını önler.
Sayım öncesi hazırlık: hatanın yarısını başlamadan önleyin
Sayım günü yaşanan karmaşanın asıl sebebi, raflar dağınıkken ve belgesi girilmemiş mallar ortadayken saymaya başlamaktır. Sayımdan bir gün önce dağınık ürünleri kendi raflarına toplamak, açılmış kolilerin üzerine içindeki miktarı yazmak ve birimleri (adet, paket, kg, metre) netleştirmek sayım süresini yarıya indirir.
İkinci kritik hazırlık belge kesimidir. Tedarikçiden gelip deponun köşesine bırakılmış ama alış faturası henüz işlenmemiş mallar varsa önce bunları kaydedin. Müşteriye ayrılmış fakat satışı düşülmemiş paketleri ayrı bir kenara koyup etiketleyin ki sayımda yanlışlıkla tekrar stoğa dahil edilmesin.
- Bekleyen tüm alış ve satış faturalarını sayımdan önce sisteme işleyin
- Aynı ürünün farklı raflardaki açık kolilerini tek noktada birleştirin
- Koliyle alınıp adetle satılan ürünlerde sayım birimini baştan sabitleyin
- İade edilecek, kırık veya ayrılmış ürünleri sayım alanının dışına ayırın
Sayım yöntemleri: tam sayım, döngüsel sayım ve kör sayım
İşletmenizin büyüklüğüne ve çalışma saatlerine göre farklı sayım düzenleri kurabilirsiniz. Kepenk kapattığınız bir pazar gününde tüm mağazayı baştan sona saymak tam sayımdır; hafta içi her sabah sadece bir reyonu 15 dakikada kontrol etmek ise döngüsel sayımdır.
Hangi yöntemi seçerseniz seçin, sayım yapan kişinin ekranda sistem bakiyesini görmeden boş kutuya gördüğü miktarı yazması (kör sayım) şarttır. Sistemde '18 adet var' yazısını gören bir çalışan, rafta 17 adet saydığında 'bir tanesi arkadadır' diyerek 18 yazma eğilimindedir; boş kutu bu yanılgıyı tamamen ortadan kaldırır.
| Sayım Türü | Ne Zaman Uygulanır? | Kapsamı | En Büyük Avantajı |
|---|---|---|---|
| Tam (Dönem Sonu) Sayım | Yıl veya dönem sonu, kepenk kapalıyken | Tüm depolar ve tüm ürünler | Bilanço ve toplam stok değerini kesinleştirir |
| Döngüsel (Kısmi) Sayım | Haftalık veya aylık, mesai öncesi/sonrası | Tek bir reyon, etiket veya hızlı ürünler | Satışı durdurmadan hataları erken yakalar |
| Depo Bazlı Sayım | Depolar arası transfer veya sevkiyat sonrası | Sadece seçilen mağaza rafı, depo veya araç | Hangi lokasyonda açık olduğunu netleştirir |
| Anlık (Şüpheli Ürün) Sayımı | Rafta beklenmedik eksiklik fark edildiğinde | Yalnızca fark görülen 5–10 kalem ürün | Birim veya barkod karışıklığını anında çözer |
Telefonla ve barkodla sahada hızlı sayım akışı
Kağıt listelere çetele tutup akşam bilgisayara geçirmek hem zaman kaybettirir hem de okunmayan rakamlar yüzünden yeni hatalar üretir. GiroPS'te stok sayımını belirli bir depo için taslak olarak açabilir, reyonlar arasında gezerken telefon kamerasıyla barkod okutarak fiili miktarları doğrudan kaydedebilirsiniz.
Sayım taslak halindeyken istediğiniz zaman ara verebilir, ertesi gün kaldığınız raftan devam edebilirsiniz. Sadece tek bir reyonu saydıysanız, saymadığınız diğer ürünlerin mevcut bakiyesini koruma seçeneğini kullanabilir; tam sayım yaptıysanız hiç okutmadığınız ürünlerin stoğunu sıfırlayabilirsiniz.
- Sayımı ilgili depo için taslak olarak başlatın ve raf sırasıyla ilerleyin
- Telefon kamerasıyla veya barkod okuyucuyla ürünü bulup boş kutuya fiili miktarı yazın
- Kısmi sayımda sayılmayan ürünleri koruyun, tam sayımda sayılmayanları sıfırlayın
- Onaylamadan önce fark listesini inceleyip şüpheli kalemleri rafta tekrar sayın
Sayım farklarını onaylama ve stok hareketine dönüştürme
Fiili miktarları girip taslağı kontrol ettiğinizde, sistemdeki bakiye ile saydığınız miktar arasındaki artı veya eksi farklar net biçimde listelenir. Büyük fark çıkan ürünlerde hemen onay vermek yerine, arka depoda unutulmuş bir koli veya yanlış birimle girilmiş bir alış faturası olup olmadığını kontrol edin.
Sayımı onayladığınız anda GiroPS aradaki farkları ilgili depo için stok hareketi olarak kaydeder ve ürün bakiyelerini günceller. Böylece stok değeriniz ağırlıklı ortalama maliyet üzerinden doğru rakama oturur ve geçmiş hareketleriniz işlem günlüğünde şeffaf biçimde izlenebilir.
Adım Adım Uygulama
1. Belgeleri kapatın ve rafları toparlayın
Sayım başlamadan önce bekleyen tüm alış ve satış faturalarını girin. Dağınık ürünleri kendi raflarına yerleştirin ve açık kolilerin içindeki miktarları görünür şekilde not edin.
2. Sayım yapılacak depoyu seçip taslak açın
Uygulamada stok sayımı ekranına girin, sayacağınız depoyu (mağaza rafı, merkez depo veya araç) seçerek yeni bir sayım taslağı oluşturun.
3. Soldan sağa, yukarıdan aşağıya barkod okutarak sayın
Reyon atlamamak için sabit bir yön belirleyin. Ürün barkodunu telefon kamerasıyla okutun ve sistem miktarına bakmadan yalnızca elinizle saydığınız gerçek miktarı girin.
4. Büyük fark çıkan kalemleri ikinci kez kontrol edin
Taslak özetinde yüksek eksi veya artı fark veren ürünleri filtreleyin. Koli-adet karışıklığı veya benzer barkodlu ürün hatası olup olmadığını rafta tekrar doğrulayın.
5. Sayılmayan ürün kuralını seçip sayımı onaylayın
Sadece bir bölümü saydıysanız sayılmayan ürünlerin stoğunu koruyun; tüm depoyu saydıysanız sayılmayanları sıfırlayın ve onaylayarak stok bakiyelerini eşitleyin.
Örnek iş senaryosu
Örnek: Hırdavat ve boya mağazasında hafta sonu sayımı
Murat Bey, 450 çeşit ürün bulunan mağazasında pazar sabahı merkez depo sayımı yapıyor. Sayım taslağını açıp iki saat içinde barkod okutarak rafları tarıyor. Dört üründe ortaya çıkan farkları onay öncesi incelediğinde, silikon tüplerinin koli yerine adet olarak satıldığını ancak son alışta 2 kolinin (48 adet) sadece '2' olarak girildiğini fark ediyor. Alış kaydını düzeltip sayımı onayladığında hem stok bakiyesi hem de ortalama maliyet hatasız hale geliyor.
| Ürün Adı | Sistem Bakiyesi | Sayılan Fiili Miktar | Sayım Farkı ve Sonuç |
|---|---|---|---|
| İç Cephe Boyası 15 L | 24 Adet | 24 Adet | 0 Fark (Kayıt doğru, değişiklik yok) |
| Şeffaf Silikon 280 ml | 12 Adet | 58 Adet | +46 Adet (Koli-adet giriş hatası düzeltildi) |
| Rulo Fırça 20 cm | 35 Adet | 32 Adet | -3 Adet (Sayım farkı ile stok 32'ye düşürüldü) |
| Kağıt Maskeleme Bandı | 18 Adet | 0 Adet | -18 Adet (Tam sayımda bulunamadı, sıfırlandı) |
Sık Yapılan Hatalar ve Çözümleri
Sıkça Sorulan Sorular
Sayım yaparken internet kesilirse girdiğim miktarlar silinir mi?
Hayır. Android uygulaması çevrimdışı çalışır; bodrum depoda internet olmasa bile barkod okutup sayım taslağını kaydedebilirsiniz. Bağlantı geldiğinde veriler otomatik eşitlenir.
Tüm dükkanı bir günde sayacak vaktim yoksa ne yapmalıyım?
Kısmi (döngüsel) sayım yapabilirsiniz. Ürünlerinizi etiketlere veya reyonlara ayırıp her hafta bir grubu sayın ve onaylarken sayılmayan ürünlerin stoğunu koruma seçeneğini kullanın.
Sayımda çıkan eksi veya artı farklar stok maliyetimi nasıl etkiler?
Sayım onaylandığında oluşan stok hareketleri mevcut ağırlıklı ortalama maliyet üzerinden bakiyeyi günceller; böylece stok raporu gerçek raf değerini gösterir.
Barkodu olmayan ürünleri sayımda nasıl bulurum?
Sayım ekranında ürün adını veya stok kodunu yazarak arama yapabilir, ürünü listeden seçip fiili miktarını doğrudan girebilirsiniz.
Birden fazla çalışan aynı anda sayım yapabilir mi?
Evet. Mağaza rafı, merkez depo ve servis aracı gibi alanları ayrı depo olarak açtığınızda her çalışan kendi sorumlu olduğu deponun sayım taslağını ayrı ayrı yürütebilir.
İşletmenizi gerçek ekranlarda görün
İlgili rehberler
İlgili kaynaklar
Ürünlerinizi ve depo stoklarınızı kolayca takip edin
Ürün giriş-çıkışlarını, depo transferlerini ve sayımları kaydedin. Kritik stokları görün; gerektiğinde eksi stokla satış kaydı oluşturun.