Proforma fatura nedir, ne zaman kesilir? Ön fatura ve kullanım rehberi
Ticarette müşteriyle fiyat ve miktar üzerinde el sıkıştıktan sonra, ürün henüz sevk edilmeden veya ön ödeme alınmadan önce resmiyet kazanmış bir mutabakat belgesine ihtiyaç duyulur. Proforma fatura tam bu aşamada devreye giren bir ön faturadır. Önemli bir kural olarak proforma fatura resmî bir vergi faturası değildir; muhasebede alacak kaydı veya stok düşüşü doğurmaz ve resmî fatura ya da e-fatura zorunluluğu ayrı yasal sistemlerle karşılanır. Bu rehberde proforma faturanın ne işe yaradığını, teklif ile kesin satış faturasından farkını ve GiroPS'te bu sürecin nasıl yönetildiğini inceliyoruz.
Proforma fatura, satış kesinleşmeden ve sevkiyat yapılmadan önce alıcıya nihai fiyatları, miktarları ve ödeme şartlarını bildiren bir ön faturadır. Resmî vergi faturası yerine geçmez; stoktan ürün düşmez ve cari bakiyeyi değiştirmez. Genellikle kapora/ön ödeme talep ederken, banka transferi onaylarında ve sevkiyat öncesi mutabakatta kullanılır.
Proforma fatura nedir ve ticarette ne zaman kullanılır?
Kelime anlamıyla biçimsel fatura yani ön fatura olan proforma fatura, satıcı ile alıcının ürün kalemleri, miktarlar ve fiyatlar üzerinde anlaştığını gösteren ancak henüz mal teslimi veya kesin faturalandırma yapılmadığını belirten belgedir. Görünüm olarak standart bir satış faturasına çok benzer; üzerinde kalemler, birim fiyatlar, indirimler ve vergi dahil toplam tutar yer alır.
Küçük işletmeler ve toptancılar proforma faturayı en çok siparişi üretime almadan veya depodan çıkarmadan önce ön ödeme (kapora) talep ederken kullanır. Alıcı taraf kurumsal bir işletmeyse, muhasebe veya satın alma biriminin banka havalesi çıkarabilmesi için üzerinde IBAN ve net tutar yazılı bir proforma belgeye ihtiyacı vardır.
- Ön ödeme ve kapora talebi: Sipariş hazırlanmadan önce müşteriden kısmi veya tam ödeme isterken dayanak oluşturur.
- Kurumsal satın alma ve banka onayı: Alıcı firmanın ödeme onayı veya kredi süreci için kesinleşmiş tutarı belgeler.
- Sevkiyat öncesi son kontrol: Ürünler kolilenip yola çıkmadan önce miktar, birim ve fiyatların son kez teyit edilmesini sağlar.
- Dövizli ve dış ticaret işlemleri: Gümrük, lojistik veya sigorta hazırlıklarında malın değerini ve içeriğini beyan etmeye yardımcı olur.
- Özel sipariş üretimi: Müşteriye özel kesilecek veya üretilecek ürünlerde şartların kabul edildiğini kayıt altına alır.
Fiyat teklifi, proforma fatura ve kesin satış faturası arasındaki farklar
Esnaf ve KOBİ'ler arasında fiyat teklifi ile proforma fatura sıkça birbirinin yerine kullanılır; ancak ticari süreçteki rolleri farklıdır. Fiyat teklifi henüz pazarlık aşamasındaki seçenekleri sunarken, proforma fatura pazarlığın bittiğini ve ödeme beklendiğini gösterir. Kesin satış faturası ise mal veya hizmet teslim edildiğinde düzenlenen nihai belgedir.
En kritik ayrım stok ve cari hesap etkisindedir. Ne fiyat teklifi ne de proforma fatura deponuzdaki stoğu azaltır ya da müşteriyi cari hesapta borçlandırır. GiroPS'te de taslak faturalar ve teklifler hiçbir genel toplamda veya kalan alacakta sayılmaz; yalnız onaylı satış faturası stoğu ve cari bakiyeyi günceller.
| Özellik / Kriter | Fiyat Teklifi | Proforma Fatura (Ön Fatura) | Onaylı Satış Faturası |
|---|---|---|---|
| Ticari Amacı | Fiyat ve seçenek sunmak, pazarlık | Kesinleşen şartlarla ödeme istemek | Gerçekleşen satışı kesinleştirmek |
| Stok Etkisi | Stok miktarını değiştirmez | Stok miktarını değiştirmez | Stoktan satılan miktarı düşer |
| Cari Hesap Etkisi | Bakiye veya alacak oluşturmaz | Bakiye veya alacak oluşturmaz | Müşteri carisine borç yazar |
| Yasal / Vergisel Durum | Bilgi amaçlı ticari öneri | Bilgi amaçlı ön belge (vergi faturası değil) | Ticari satış kaydı (resmî e-belge ayrıdır) |
Yasal sınır ve dürüst çerçeve: Proforma fatura resmî fatura değildir
Hem satıcının hem de alıcının bilmesi gereken en temel kural şudur: proforma fatura resmî veya vergisel bir fatura değildir. Bu belge üzerinden vergi indirimi yapılamaz, resmî muhasebe kayıtlarında gelir veya gider olarak işlenemez ve yasal teslimat belgesi yerine geçmez. İşletmelerin tabi olduğu resmî fatura ve elektronik fatura zorunlulukları, ilgili yasal sistemler üzerinden ayrıca yerine getirilmelidir.
GiroPS, işletmenizin günlük operasyonunu hızlandırmak için şablonlu PDF teklif, proforma ve fatura belgeleri üretir; ancak resmî e-fatura düzenlemez. GiroPS'te bir satışı hazırlarken belgeyi önce teklif veya taslak fatura olarak oluşturup müşteriden ödemeyi aldıktan sonra onaylı faturaya dönüştürebilir, resmî vergi faturanızı ise kendi yasal kanalınızdan kesebilirsiniz.
Eksiksiz bir proforma faturada bulunması gereken bilgiler
Müşterinin ödeme yaparken tereddüt yaşamaması için proforma faturanın üzerinde bunun bir ön fatura olduğu açıkça yazmalıdır. Belge başlığında Proforma Fatura ibaresinin yer alması, alıcının muhasebe departmanının bu belgeyi yanlışlıkla kesin fatura sanarak mükerrer kayıt açmasını önler.
Kalem detaylarının yanı sıra ödemenin hangi kasa veya banka hesabına yapılacağı ve ödemeden sonra ürünlerin ne zaman sevk edileceği net biçimde belirtilmelidir.
- Açık belge başlığı ve tarih: Üst kısımda belirgin Proforma Fatura başlığı, belge numarası, düzenleme tarihi ve geçerlilik süresi.
- Satıcı ve alıcı cari bilgileri: Her iki tarafın işletme adı, adresi ve iletişim bilgileri.
- Kesinleşmiş ürün kalemleri: Ürün/hizmet adı, stok kodu, miktar, birim, birim fiyat, satır veya belge indirimi, vergi oranı ve genel toplam.
- Ödeme ve teslimat notu: Ön ödeme oranı veya toplam ödenecek tutar, banka hesap (IBAN) bilgisi ve ödeme sonrası sevkiyat süresi.
GiroPS'te ön faturadan onaylı satışa ve tahsilata geçiş
İş akışında proforma belgeyi Word veya Excel'de ayrı hazırlayıp ödeme gelince satış programına baştan girmek hem zaman kaybettirir hem de kur veya indirim hatasına yol açar. GiroPS'te süreci iki pratik yolla yönetebilirsiniz: Belgeyi teklif olarak hazırlayıp PDF paylaşabilir veya satış faturasını Taslak durumunda kaydederek ön mutabakat için kullanabilirsiniz.
Taslak faturalar GiroPS'te hiçbir ciro toplamına, stok değerine veya cari borç bakiyesine dahil edilmez. Müşteri ön ödemeyi gönderdiğinde ve ürünleri teslim ettiğinizde belgeyi tek dokunuşla onaylar, gelen kaporayı kasa/banka hesabınıza tahsilat olarak işleyerek kalan bakiyeyi cari hesapta şeffafça takip edersiniz.
Adım Adım Uygulama
1. Müşteri carisini seçin ve belgeyi başlatın
Cari listesinden alıcı müşteriyi seçin. Ön mutabakat için yeni bir teklif veya taslak satış faturası ekranını açın.
2. Kesinleşen ürünleri, birimleri ve fiyatları girin
Müşteriyle üzerinde anlaştığınız ürün ve hizmet kalemlerini, miktarları, birimleri ve varsa indirimleri satırlara ekleyin.
3. Not alanına proforma ibaresini ve banka bilgilerini yazın
Açıklama alanına belgenin ödeme öncesi proforma niteliğinde olduğunu, talep edilen kapora tutarını, geçerlilik tarihini ve banka hesap bilgilerinizi ekleyin.
4. PDF belgeyi WhatsApp veya e-posta ile paylaşın
Hazırladığınız düzenli PDF çıktısını müşteriye veya alıcı firmanın satın alma birimine göndererek ödeme onayını başlatın.
5. Ödeme ve teslimatta belgeyi onaylayıp tahsilatı işleyin
Ön ödeme geldiğinde ve sevkiyat yapıldığında belgeyi onaylı satış faturasına çevirin; stok düşsün ve tahsilat sonrası kalan cari bakiye güncellensin.
Örnek iş senaryosu
Örnek: Endüstriyel mutfak tedarikçisinin %30 ön ödemeli proforma süreci
Bir kafe ekipmanı satıcısı, yeni açılacak bir işletmeyle 2 adet espresso makinesi, 2 adet kahve değirmeni ve kurulum hizmeti için vergiler dahil 80.000 TL üzerinden anlaşıyor. Ürünleri depodan sevk etmeden önce %30 kapora (24.000 TL) almak için proforma PDF gönderiyor. Bu aşamada stok düşmüyor. Müşteri 24.000 TL'yi bankaya gönderip ürünler teslim edildiğinde belge onaylı satış faturasına çevriliyor, ödeme kaydediliyor ve kalan 56.000 TL müşteri carisinde açık bakiye olarak izleniyor.
| Süreç Aşaması | Belge / İşlem | Stok Durumu | Cari ve Kasa Etkisi |
|---|---|---|---|
| 1. Mutabakat | 80.000 TL Proforma / Taslak PDF | Stoktan düşmez (Değişmez) | Cari bakiye 0 TL (Borç oluşmaz) |
| 2. Ön Ödeme (Kapora) | Bankaya 24.000 TL (%30) Havale | Rezerve / Sevkiyata hazırlık | Banka +24.000 TL, Cari alacaklı/avans |
| 3. Sevkiyat ve Onay | Onaylı Satış Faturası (80.000 TL) | 2 makine + 2 değirmen stoktan düşer | Fatura borcu cariye işlenir |
| 4. Kalan Bakiye Takibi | Mahsup Sonrası Açık Hesap | Teslimat tamamlandı | Kalan alacak: 56.000 TL (Vadeli) |
Sık Yapılan Hatalar ve Çözümleri
Sıkça Sorulan Sorular
Proforma fatura resmî muhasebede veya vergi beyanında kullanılır mı?
Hayır. Proforma fatura ticari bilgilendirme ve ödeme talebi amaçlı bir ön belgedir; vergisel geçerliliği yoktur. Resmî fatura ve e-fatura yükümlülükleri işletmenizin kullandığı yasal sistem üzerinden ayrıca karşılanır.
GiroPS resmî e-fatura keser mi?
Hayır. GiroPS müşterilerinizle paylaşabileceğiniz şablonlu PDF teklif, proforma ve satış/alış faturası belgeleri üretir; resmî e-fatura düzenlemez.
GiroPS'te taslak olarak bıraktığım fatura cari bakiyeyi veya stoğu etkiler mi?
Hayır. Taslak faturalar hiçbir ciro toplamında sayılmaz, kalan alacak oluşturmaz ve stoktan ürün düşmez. Yalnızca faturayı onayladığınızda stok ve cari bakiye güncellenir.
Proforma faturaya göre aldığım ön ödemeyi (kaporayı) nasıl kaydederim?
Müşteriden gelen ön ödemeyi ilgili kasa veya banka hesabınıza tahsilat olarak işleyebilirsiniz. Satış faturası onaylandığında parçalı tahsilat mantığıyla kalan bakiye net olarak görünür.
Döviz cinsinden proforma belge hazırlayabilir miyim?
Evet. Belge para birimini ve döviz kurunu seçerek yabancı para biriminde PDF oluşturabilir, işletme para biriminizdeki karşılığını da aynı anda takip edebilirsiniz.
İşletmenizi gerçek ekranlarda görün
İlgili rehberler
İlgili kaynaklar
Tekliften faturaya kusursuz ve hızlı belge iş akışı
Müşterinize teklif gönderin, onaylandığında tek tıkla siparişe ve faturaya dönüştürün. İstediğiniz şablonla PDF üretin veya 80mm fiş yazdırın.