Çalışanlara güvenli rol ve yetki tanımlama: Alış fiyatlarını ve kasayı koruma rehberi
İşletmeniz büyüdükçe her faturayı, stok girişini ve tahsilatı tek başınıza giremezsiniz; ancak kendi yönetici şifrenizi çalışanlarla paylaşmak da tüm alış maliyetlerinizi, banka bakiyelerinizi ve kâr-zarar tablolarınızı açık hale getirir. Rol ve yetki yönetimi sayesinde satış, depo veya ön muhasebe personeline yalnızca işini yapacağı ekranları açıp ticari sırlarınızı güvende tutabilirsiniz.
Çalışanınızı 24 saat geçerli, tek kullanımlık davet linki (girops.com/i/...) ile işletmeye davet edin ve görevine uygun bir rol atayın. Modül bazında Görüntüleme, Ekleme veya Düzenleme/Silme seviyelerini belirleyin; 'Alış fiyatını gizle' seçeneğini açarak personelin maliyetleri, alış faturalarını ve kârlılık raporlarını görmesini engelleyin.
Ortak Şifre Kullanmak Yerine Tek Kullanımlık Davet Linki ile Ekip Kurma
Küçük işletmelerde yapılan en büyük güvenlik hatası, patronun kendi e-posta ve parolasını tezgahtaki bilgisayarda veya personelin telefonunda açık bırakmasıdır. Ortak hesap kullanıldığında kimin hangi faturayı sildiğini, hangi stok miktarını değiştirdiğini anlamak imkansızlaşır ve işten ayrılan bir çalışanın erişimini kesmek için tüm cihazlardaki şifreleri değiştirmek zorunda kalırsınız.
GiroPS'te her ekip üyesi kendi bireysel hesabıyla çalışır. Yeni bir personeli eklemek istediğinizde sistemden bir rol seçip 24 saat geçerli ve tek kullanımlık bir davet linki (`girops.com/i/...`) üretirsiniz. Bu linki WhatsApp, SMS veya e-posta ile çalışanınıza gönderdiğinizde personel tek dokunuşla yalnızca kendisine tanımlanan yetkilerle işletmeye katılır; süresi dolan veya iptal edilen davetlerle kimse içeri giremez.
- 24 saat geçerli ve tek kullanımlık güvenli davet linki (`girops.com/i/...`) ile saniyeler içinde personel davet etme
- İşletme açılışında hazır gelen rolleri doğrudan kullanma veya kendi iş akışınıza göre özelleştirilmiş roller oluşturma
- İşten ayrılan veya görevi değişen personelin rolünü tek dokunuşla güncelleme ya da işletme erişimini anında kaldırma
- Ekip üyesi kapasitesini işletmenizin büyüklüğüne ve seçtiğiniz Paketler kapsamına göre esnek biçimde ölçeklendirme
Modül Bazında Yetki Seviyeleri: Görüntüleme, Ekleme ve Düzenleme/Silme
Her çalışanın her ekranda tam yetkili olması gerekmez. Örneğin sahadaki bir satış temsilcisinin yeni satış faturası kesebilmesi gerekir; ancak geçmişte kesilmiş onaylı bir faturayı silmesi veya tutarını değiştirmesi istenmez. GiroPS'te yetkiler tahminle değil, her modül için net seviyelere ayrılarak denetlenir.
Bir çalışana bir modül için hiç yetki verilmemişse o modül menüde hiç yer almaz; personel kullanamayacağı kilitli düğmelerle karşılaşmaz. Yetki verildiğinde ise Görüntüleme, Ekleme veya Düzenleme/Silme kademelerinden biri seçilir. Özellikle Ekleme seviyesi, personelin yeni kayıt açmasına izin verirken mevcut kayıtları değiştirmesini veya silmesini tamamen engeller.
| Yetki Seviyesi | Menüde Görünürlük | Yapılabilecek İşlemler | Tipik Kullanım Senaryosu |
|---|---|---|---|
| Erişim Yok | Modül menüde hiç görünmez | Hiçbir veri okunamaz ve istenemez | Depocunun Kasa/Banka ve Raporlar ekranlarını hiç görmemesi |
| Görüntüleme | Modül menüde açıktır (Salt okunur) | Kayıtları ve stok bakiyelerini inceleme | Tezgahtarın ürün fiyatını ve depo stoğunu kontrol etmesi |
| Ekleme | Yeni kayıt ekleme düğmesi açıktır | Yeni belge/kayıt oluşturma; eskiyi silemez/düzenleyemez | Plasiyerin yeni satış faturası ve tahsilat girmesi ama eskiyi silememesi |
| Düzenleme / Silme | Tam modül yönetimi açıktır | Yeni kayıt açma, var olanı güncelleme, iptal ve silme | Ön muhasebe sorumlusunun hatalı cari veya fatura kaydını düzeltmesi |
Alış Fiyatını Gizleme Seçeneği: Maliyetleri ve Kâr Marjını Koruma
Perakende ve toptan ticarette işletme sahiplerinin en hassas olduğu konu, ürünlerin hangi tedarikçiden kaça alındığı ve satış başına ne kadar net kâr kaldığıdır. Satış yapan personelin ürünün satış fiyatını, barkodunu ve hangi depoda kaç adet kaldığını bilmesi şarttır; fakat ürünün alış maliyetini görmesi gerekmez.
GiroPS'te bir rolün ayarlarında 'Alış fiyatını gizle' seçeneğini aktif ettiğinizde, sistem maliyet gizliliğini uçtan uca uygular. Bu roldeki çalışan ürün kartına baktığında alış fiyatı veya ortalama maliyet tutarı yerine kilitli 'Gizli' ibaresini görür. Ayrıca bu kullanıcı alış faturası veya alış iadesi kesemez, alış belgelerini listeleyemez ve kârlılığı ele veren finansal raporlara erişemez.
- Ürün kartlarında ve stok ekranlarında alış fiyatı ve maliyet alanlarının tutar yerine kilitli 'Gizli' olarak gösterilmesi
- Satış faturası, teklif ve sipariş ekranlarında personelin kesintisiz satış yapabilmesi ancak alış belgesi türlerini hiç görmemesi
- Kâr-Zarar Raporu, Alış Analizi ve KDV Raporu gibi maliyet ve marj içeren raporların menüden otomatik olarak kaldırılması
- Alış fiyatı gizli personelin fiyatsız yaptığı stok girişlerinin sistem tarafından arka planda ortalama maliyetle doğru hesaplanması
Kasa-Banka Erişimini Sınırlama ve İşlem Günlüğü ile Tam Denetim
Bir çalışanın müşteriden tahsilat alması ile işletmenin ana banka hesaplarındaki toplam nakit varlığını görmesi iki ayrı konudur. Rol yetkilerini yapılandırırken Kasa ve Banka modülü ile Cari ve Fatura modüllerini birbirinden bağımsız ayarlayabilirsiniz. Böylece depo görevlisi yalnızca ürün ve stok sayımı ekranlarını görürken, satış personeli yalnız kendi satış ve müşteri işlemlerini yürütür.
Yetkileri dağıttıktan sonra kontrolü elden bırakmamak için GiroPS'teki İşlem Günlüğü (Activity Log) her adımı kayıt altına alır. Hangi kullanıcının hangi tarihte ve saatte hangi faturayı oluşturduğu, hangi cari kartı güncellediği veya hangi depoda stok hareketi açtığı şeffaf biçimde listelenir. Yetki değişikliği yaptığınız anda açık cihazlardaki eski önbellek temizlenir ve yeni kurallar anında devreye girer.
Rol Hiyerarşisi ve Kendi Yetkisini Yükseltme Koruması
Güvenli bir ekip yapısında yalnızca kimin hangi faturayı kestiği değil, kimin ekip ayarlarını değiştirebileceği de sıkı kurallara bağlıdır. GiroPS'te işletme Sahibi rolü devredilemez ve hiçbir kullanıcı kendi rolünü veya kendisinden daha yüksek yetkiye sahip bir ekip üyesini düzenleyemez.
Daha da önemlisi, alış fiyatı gizlenmiş bir kullanıcıya ekip yönetimi yetkisi verilse dahi bu kullanıcı kendi üzerindeki veya başka bir roldeki 'Alış fiyatını gizle' kısıtlamasını kaldıramaz. Böylece yetki devri yaptığınızda ticari gizlilik kurallarınızın arka kapıdan delinmesi sistem düzeyinde engellenir.
Adım Adım Uygulama
1. Görev Tanımlarına Göre Rolleri ve Modül Seviyelerini Belirleyin
Ekip ve Roller menüsünden hazır rolleri inceleyin veya Satış Temsilcisi, Depo Sorumlusu gibi roller için her modülde Görüntüleme, Ekleme ya da Düzenleme/Silme seviyesini seçin.
2. Maliyet Görmemesi Gereken Rollerde Alış Fiyatını Gizleyin
Satış ve depo personeli rollerinde 'Alış fiyatını gizle' anahtarını açarak alış maliyetlerini, alış faturalarını ve kâr-zarar raporlarını otomatik olarak kapatın.
3. 24 Saat Geçerli Tek Kullanımlık Davet Linki Üretin
Atamak istediğiniz rolü seçip tek kullanımlık girops.com/i/... davet linkini oluşturun ve doğrudan çalışanınızla paylaşın.
4. Çalışanın Kendi Hesabıyla İşletmeye Katılmasını Onaylayın
Personel linke tıklayıp kendi giriş yöntemiyle katıldığında yalnızca izin verdiğiniz menüleri görerek Web, Android veya iOS'ta çalışmaya başlar.
5. İşlem Günlüğünden Ekip Hareketlerini Düzenli İzleyin
İşlem Günlüğü ekranından hangi ekip üyesinin hangi kaydı eklediğini veya düzenlediğini kontrol ederek operasyonel disiplini koruyun.
Örnek iş senaryosu
Örnek Olay: Aydın Yapı Market'te 4 Kişilik Ekip Yetki Matrisi
Aydın Yapı Market'te işletme sahibi; bir ön muhasebe sorumlusu, bir tezgahtar satış personeli ve bir depo görevlisi ile çalışmaktadır. Ticari sırları korurken işleri hızlandıran rol dağılımı şöyle kurulmuştur:
| Ekip Rolü | Fatura ve Cari Yetkisi | Stok ve Depo Yetkisi | Alış Fiyatı ve Rapor Görünümü |
|---|---|---|---|
| İşletme Sahibi | Tam Yetki (Düzenleme / Silme) | Tam Yetki (Tüm Depolar) | Açık (Kâr-Zarar, KDV ve Tüm Maliyetler) |
| Ön Muhasebe | Düzenleme / Silme (Alış ve Satış) | Ekleme ve Düzenleme | Açık (Fatura ve Cari Mutabakat Raporları) |
| Satış Personeli | Ekleme (Yalnız Satış Faturası/Teklif) | Görüntüleme (Stok Miktarı Kontrolü) | Alış Fiyatı Gizli ('Gizli' yazar, Kâr raporu yok) |
| Depo Görevlisi | Erişim Yok (Menüde görünmez) | Ekleme (Sayım ve Depolar Arası Transfer) | Alış Fiyatı Gizli (Yalnız miktar ve barkod görür) |
Sık Yapılan Hatalar ve Çözümleri
Sıkça Sorulan Sorular
Alış fiyatını gizlediğimde çalışanım müşteriye satış faturası veya fiyat teklifi hazırlayabilir mi?
Evet. Alış fiyatı gizli olan bir çalışan ürünlerin satış fiyatlarını, barkodlarını ve depo stok miktarlarını normal şekilde görür; satış faturası, teklif ve sipariş oluşturabilir. Yalnızca ürünün alış maliyetini ('Gizli' olarak görünür) ve alış belgelerini göremez.
Sadece 'Ekleme' yetkisi olan bir personel kendi kestiği faturayı daha sonra silebilir mi?
Hayır. Ekleme yetkisi (seviye 3) yalnızca yeni kayıt oluşturmaya izin verir. Kaydedilmiş bir faturayı, cariyi veya stok hareketini düzenlemek ya da silmek için Düzenleme/Silme (seviye 4) yetkisi gerekir.
Çalışanıma gönderdiğim davet linki başkalarının eline geçerse ne olur?
Her davet linki (`girops.com/i/...`) yalnızca 24 saat geçerlidir ve tek kullanımlıktır; ilk kullanımdan sonra otomatik olarak geçersiz olur. Ayrıca işletme yöneticisi bekleyen bir daveti dilediği an iptal edebilir veya yenileyebilir.
Bir çalışanın yetkisini değiştirdiğimde veya alış fiyatını gizlediğimde telefonundaki uygulamada ne zaman geçerli olur?
Anında geçerli olur. Rol veya yetki güncellendiğinde eski okuma önbelleği temizlenir; çalışan uygulamayı yenilediğinde veya işlem yaptığında yeni yetki kuralları hemen uygulanır.
İşletmeme kaç tane ekip üyesi ekleyebilirim?
Ekleyebileceğiniz ekip üyesi kapasitesi sabit bir sayıyla sınırlı değildir; işletmenizin kullandığı Paketler kapsamına göre belirlenir. İhtiyacınız büyüdükçe paketinizi yükselterek ekibinizi genişletebilirsiniz.
İşletmenizi gerçek ekranlarda görün
İlgili rehberler
İlgili kaynaklar
İşletmenizi mobilde takip edin; çevrimdışı kaydedin, bağlanınca eşitleyin
GiroPS Android ve iOS mobil uygulamaları sayesinde depoda, sahada veya kasada internet bağlantısına bağımlı kalmadan işlem yapın.